Registre des risques

Le registre des risques pour le sport canadien contient de nombreux exemples de risque et est mis à jour après chaque atelier de gestion du risque. Les risques et leurs solutions sont présentés en façon générique et anonyme, dans le but de fournir l’intuition utile pour aider les chefs de file sportifs a penser d’une manière différente au sujet des risques qui les causent à passer des nuits blanches.

Difficultés de conformité

Le risque :

Expertise ou capacités du personnel inadéquates pour s’assurer que l’organisation se conforme à toutes les exigences.

Solutions :
  • Consulter des organisations similaires pour déterminer comment celles-ci maintiennent la conformité.
  • Rechercher des administrateurs ayant une expertise sur des sujets pertinents

Faiblesse de la gouvernance et du fonctionnement du conseil d’administration

Le risque :

Le risque d’une structure de gouvernance faible au niveau du conseil d’administration.

Solutions :
  • Mettre sur pied un processus formalisé de formation et d'évaluation des membres du conseil d'administration.
  • Réviser la structure des comités relevant du conseil d'administration pour s'assurer de leur alignement au plan stratégique.
  • Identifier un processus de sélection des membres du conseil d'adminsitration qui reflète la vision, la mission et les valeurs de l'organisation.
  • Identifier les leaders possibles ayant les compétences et l'expertise visées à titre de membres du conseil d'administration.
  • Entreprendre régulièrement un examen de l’environnement ou une analyse FFMP (Forces/Faiblesses/Menaces/Possibilités) afin d’observer la situation et de planifier en vue de prévenir les risques.
  • Élaborer un manuel de gouvernance qui décrit les politiques et les procédures en place, ainsi que les descriptions de poste pertinentes comportant une autorité exécutive.
  • Élaborer un plan de relève pour le conseil d'administration, le personnel de direction et les principaux bénévoles.
  • Élaborer un plan de communications afin de montrer clairement comment le conseil d'administration prend les décisions.
  • Utiliser les principales valeurs organisationnelles pour rehausser le processus de prise de décision (approche Gestion par les valeurs)

Faiblesse de la structure organisationnelle

Le risque :

L’organisation n’est pas structurée de manière à optimiser l’utilisation des ressources et les services aux intervenants.

Solutions :
  • Réviser et mettre à jour régulièrement les politiques et les procédures. 
  • Former des comités de membres du personnel ou du conseil d’administration, ou des sous-comités, afin de fournir des orientations et rechercher des recommandations sur la structure actuelle.
  • Publier les politiques actuelles afin de s’assurer que les intervenants y aient accès.
  • Obtenir de l’expertise (e.g. juridique) pour s’assurer que les politiques mises à jour soient harmonisées.
  • Considérer l’adhésion au programme Club Excellence (www.clubexcellence.com) pour améliorer les activités du club et la formation du personnel.
  • Déterminer un ensemble de valeurs et de principes directifs pour la corporation.
  • Examiner les actions de la fédération internationale en matière de réussites et de difficultés.
  • S’assurer que les opinions et les préoccupations des athlètes sont prises en considération lors de la prise de décision et la planification stratégique.

Faiblesse du leadership

Le risque :

Le risque de ne pas être vu comme un leader du système sportif durant les périodes de changement.

Solutions :
  • Faire part d'une information importante montrant du leadership grâce à un plan de communications aux membres.
  • Impliquer les OPTS et membres dans des discussions durant les périodes de changement.
  • Trouver le moyen d'obtenir l'engagement de certaines provinces et térritoires en faire des agents de changement.

Gestion de la résolution de conflits

Le risque :

Qu'une plainte, un scandale, un litige, une controverse ou un autre incident entre ou parmi les membres ne soit pas pris en charge de façon efficace et dégénère en crise.

Solutions :
  • Mettre en place un solide cadre de politiques afin de prendre en charge la résolution de conflits (code de conduite, politique disciplinaire, politique d'appel, gestion des conflits indépendante et professionnelle). 
  • Posséder un plan de communications en cas de crise. 
  • Posséder un accès prêt à des conseillers externes (questions juridiques, harcèlement, gestion du risque). 
  • Clarifier les problèmes de juridiction (national, provincial, club, manifestation) pour s'assurer que les questions de juridiction et d'autorité sont claires. 
  • Établir de bonnes relations avec les médias dans les deux langues officielles.
  • Avoir une stratégie en place pour faire face aux problèmes et affecter un porte-parole bien entraîné. 
  • Fournir aux entraîneurs et aux autres membres du personnel important une formation sur la résolution de conflits et comment traiter avec les médias.
  • Rendre obligatoire que les entraîneurs natioinaux soient membre d'Entraîneurs du Canada (les liant ainsi à un code d'éthique national et à un mécanisme disciplinaire).
  • Publier un manuel d'équipe complet contenant toutes les politiques et l'information pertinentes pour les athlètes et les entraîneurs.
  • Préparer un cahier d'information pour chaque manifestation majeure et chaque équipe majeure. 
  • Établir des mandats clairs et des descriptions de tâche précises pour les chefs d'équipe. 
  • Assurer des communications internes adéquates avec les athlètes. 
  • Déterminer et clarifier le rôle du capitaine d'équipe (athlète) et fournir une formation et un entraînement plus approfondis pour ce rôle. 
  • Offrir de la formation sur les médias aux athlètes, aux entraîneurs, aux administrateurs, au personnel d'équipe. 
  • Communiquer avec les fournisseurs d'assurances pour s'assurer qu'une couverture appropriée existe pour ces types de risques.
  • Se déclarer organisation Sport pur afin de promouvoir une image positive.
  • Effectuer une évaluation, avec l'équipe de direction ou les gestionnaires supérieurs, à la suite de tout incident et documenter les connaissances apprises et ajuster les politiques au besoin.

Gestion des priorités de compétition

Le risque :

Ne pas être en mesure de déterminer ou de décider quels projets ou programmes prioriser et lesquels rejeter ou abandonner.

Solutions :
  • Faire appel à du personnel à temps partiel ou temporaire ou à des contractuels lorsque approprié.
  • Explorer des possibilités de partenariat avec des OPTS pour compléter des projets.
  • Investir uniquement dans des programmes qui contribuent à l’avancement de la mission et de la vision de l’organisation.
  • Réviser le plan stratégique de manière à concilier quelles.

Gestion des priorités de compétition

Le risque :

Ne pas être en mesure de déterminer ou de décider quels projets ou programmes prioriser et lesquels rejeter ou abandonner.

Solutions :
  • Faire appel à du personnel à temps partiel ou temporaire ou à des contractuels lorsque approprié.
  • Explorer des possibilités de partenariat avec des OPTS pour compléter des projets.
  • Investir uniquement dans des programmes qui contribuent à l’avancement de la mission et de la vision de l’organisation.
  • Réviser le plan stratégique de manière à concilier quelles.

Gestion des priorités de compétition

Le risque :

Ne pas être en mesure de déterminer ou de décider quels projets ou programmes prioriser et lesquels rejeter ou abandonner.

Solutions :
  • Faire appel à du personnel à temps partiel ou temporaire ou à des contractuels lorsque approprié.
  • Explorer des possibilités de partenariat avec des OPTS pour compléter des projets.
  • Investir uniquement dans des programmes qui contribuent à l’avancement de la mission et de la vision de l’organisation.
  • Réviser le plan stratégique de manière à concilier quelles.

Harmonisation déficiente entre l'ONS et une OPTS

Le risque :

Une harmonisation déficiente du système a entraîné une planification incohérente et la confusion des rôles et des responsabilités de l'ONS par rapport à l'OPS dans le système d'administration du sport.

Solutions :
  • Élaborer des protocoles d'entente sur mesure avec les OPTS.
  • Encourager tous les OPTS à harmoniser leurs plans stratégiques avec les piliers de la Politique canadienne du sport.
  • Convoquer des réunions de l'ONS avec les OPTS afin de mieux coordonner les efforts de planification.
  • S'assurer que les mandats sont clairs pour tous les comités.
  • Étudier les pratiques d'excellence des autres ONS afin de déterminer ce que fonctionne le mieux en vue d'harmoniser la planification.
  • Collaborer avec les OPTS sur des points qui peuvent ou non les affecter.
  • Élaborer un plan de communications en cas de problème spécifique.
  • Durant les périodes de changement, fixer des repères réalistes avec des échéances clairement communiquées.
  • Pour des changements plus importants qui affectent tous les membres, former de petits comités impliquant les OPTS afin d'obtenir l'adhésion et d'aider à régler les problèmes de transition.
  • Tenir des rencontres régulières avec les d.g. des OPTS.
  • Offrir aux OPTS un atelier sur la gestion des politiques qui favorise l’alignement avec les politiques de l’ONS.
  • Inclure les OPTS dans l’élaboration du plan stratégique de l’ONS comme un moyen de développer un sentiment d’appartenance et de participation des OPTS.
  • Définir clairement les rôles de l’ONS, de l’OPTS et des autres organisations sportives afin d’éviter le dédoublement des efforts et des conflits de juridiction.

Manque de planification stratégique

Le risque :

Faire défaut d’utilliser la planification stratégique à son plein avantage

Solutions :
  • Élaborer un plan de communications tant pour le conseil d’administration que pour les membres.
  • Intégrer des éléments stratégiques prioritaires au plan de fonctionnement.
  • Utiliser le plan stratégique comme un guide au moment d’évaluer la faisabilité de nouveaux projets.
  • Entreprendre régulièrement un examen de l’environnement afin d’observer la situation et de planifier en vue de prévenir les risques.

Manque de planification stratégique

Le risque :

Faire défaut d’utilliser la planification stratégique à son plein avantage

Solutions :
  • Élaborer un plan de communications tant pour le conseil d’administration que pour les membres.
  • Intégrer des éléments stratégiques prioritaires au plan de fonctionnement.
  • Utiliser le plan stratégique comme un guide au moment d’évaluer la faisabilité de nouveaux projets.
  • Entreprendre régulièrement un examen de l’environnement afin d’observer la situation et de planifier en vue de prévenir les risques.

Manque de pratiques d'embauche éprouvées

Le risque :

L'absence de procédures formelles pour la sélection des entraîneurs et autres membres du personnel d'équipe et le manque de clarté concernant le filtrage des bénévoles aboutissent à des environnements non sécuritaire pour les activités des équipes nationales.

Solutions :
  • L'ONS possède des procédures tant formelles qu'informelles pour la sélection des entraîneurs et autres membres du personnel.
  • Posséder des politiques strictes en matière de déplacement, d'hébergement et de supervision des équipes.
  • Les entraîneurs personnels sont restreints à des responsabilités très étroites.
  • Instituer des procédures de sélection plus formelles pour le choix des entraîneurs pour les équipes, impliquant le dépôt de candidature, le dossier de présentation et l'entrevue.
  • Mettre en oeuvre les dix étapes de filtrage sécuritaire avec toutes les équipes nationales, incluant les vérifications policières et l’utilisation d’une approche par phases. À voir chez Bénévoles Canada : www.benevoles.ca.
  • Formuler et appliquer des critères formels de sélection des bénévoles. Fournir des descriptions de tâches des bénévoles ainsi que les attentes à leurs égards.

Manque de pratiques d'embauche éprouvées

Le risque :

L'absence de procédures formelles pour la sélection des entraîneurs et autres membres du personnel d'équipe et le manque de clarté concernant le filtrage des bénévoles aboutissent à des environnements non sécuritaire pour les activités des équipes nationales.

Solutions :
  • L'ONS possède des procédures tant formelles qu'informelles pour la sélection des entraîneurs et autres membres du personnel.
  • Posséder des politiques strictes en matière de déplacement, d'hébergement et de supervision des équipes.
  • Les entraîneurs personnels sont restreints à des responsabilités très étroites.
  • Instituer des procédures de sélection plus formelles pour le choix des entraîneurs pour les équipes, impliquant le dépôt de candidature, le dossier de présentation et l'entrevue.
  • Mettre en oeuvre les dix étapes de filtrage sécuritaire avec toutes les équipes nationales, incluant les vérifications policières et l’utilisation d’une approche par phases. À voir chez Bénévoles Canada : www.benevoles.ca.
  • Formuler et appliquer des critères formels de sélection des bénévoles. Fournir des descriptions de tâches des bénévoles ainsi que les attentes à leurs égards.

Manque de processus internes

Le risque :

Les procédures opérationnelles ne sont pas complètement élaborées, cohérentes ou encore ne correspondent pas aux exigences juridiques minimales.

Solutions :
  • Établir un calendrier de révision de tous les processus internes.
  • Mettre sur pied un groupe de travail avec l'aide d'un consultant externe.
  • Élaborer à l'intention du personnel un manuel de procédures opérationnelles standardisées (POS).
  • Élaborer un protocole et une politique en matière de gestion de la propriété intellectuelle.
  • Intégrer les normes d'Imagine Canada.
  • Effectuer une analyse de risque au moment de déroger des activités ou procédures normales. 
  • Utiliser les valeurs organisationnelles au moment de prendre des décisions.
  • Établir des descriptions de poste et un organigramme clairs pour accroître la confiance.
  • S'assurer que toute l'information organisationnelle est en sécurité et qu'une sauvegarde est effectuée régulièrement.
  • Tenir régulièrement des réunions avec tout le personnel  pour faire part des mises à jour et répondre aux questions.
  • Avoir accès aux mots de passe pour le cas où un accès d'urgence serait nécessaire.
  • Mettre sur pied un comité pour identifier les possibilités.
  • Identifier les écarts en examinant ce qui se fait actuellement à travers la lunette du sport pour le développement.

Manque de stabilité financière

Le risque :

Des difficultés de flux de trésorerie et des ressources inadéquates font en sorte que le temps des administrateurs et du personnel est utilisé à gérer des problèmes financiers à court terme, plutôt que de travailler à des solutions à long terme et à des objectifs plus importants.

Solutions :
  • Obtenir une marge de crédit pour combler des besoins financiers à court terme. 
  • Budgéter de façon conservatrice en tout temps. 
  •  Mettre en place de solides contrôles financiers internes. 
  • Instituer un comité de vérification et lui donner l'expertise et l'autorité dont il a besoin pour surveiller les finances adéquatement. 
  • Élaborer une stratégie d'investissement pour assurer l'effet de levier maximum des actifs existants. 
  • Réviser les structures du personnel pour asssurer l'utilisation optimale des ressources humaines. 
  • Recruter des administrateurs ayant une expérience en finance. 
  • Rechercher des sources de financement de rechange au moyen de la collecte de fonds, des produits dérivés, du marketing, des commandites corporatives, des dons des anciens, de souscriptions populaires ou en maximisant le recours à l'Internet.  
  • Chercher à réaliser des épargnes au moyen de programmes de collaboration ou à coûts partagés comme les assurances. Explorer les possibilités de prêt de service de personnel provenant de partenaires corporatifs. 
  • Explorer les possibilités de prêt de service de personnel provenant de partenaires corporatifs. 
  • Articuler et communiquer clairement les avantages pour les membres afin d'augmenter les effectifs. 
  • Rechercher des secteurs potentiels de nouveaux membres non encore exploités et des partenaires nouveaux (industries, municipalités, écoles). 
  • Réviser le plan stratégique pour déterminer s'il s'harmonise avec la réalité actuelle - il peut s'avérer nécessaire de modifier les attentes et les objectifs de performance.
  • Réviser les programmes / services et éliminer ceux qui n'offrent que peu de valeur aux membres. 
  • Réaliser un surplus approprié et créer un fonds de réserve. 
  • Entreprendre un processus d'élaboration d'une stratégie d'image de marque afin de mieux s'aligner avec des partenaires / donateurs potentiels. 
  • Envisager de participer au Programme Club Excellence en vue d'avoir accès à un audit et une révision de la gestion financière. 

Manque d’inclusion

Le risque :

Risque que tous ceux qui veulent participer à une activité sportive ne se sentent pas en sécurité ou bienvenus. 

Solutions :
  • Élaborer et mettre en application des politiques d’inclusion pour les sexes (i.e., des filles dans des équipes de garçons), transgenre et LGBQ2.
  • Établir des relations avec l’ACAFS pour vérifier quelles ressources pourraient être utilisées afin de former les entraîneurs et les athlètes sur cet enjeu.
  • Examiner la possibilité d’une campagne de sensibilisation auprès des entraîneurs sur le pouvoir des mots et d’une conduite acceptable.
  • Mettre en place un code de conduite efficace et la capacité de mettre en place des mesures disciplinaires de façon professionnelle.
  • Affirmer clairement que l’organisation ne fait pas de discrimination et est ouverte à la diversité.
  • Explorer les possibilités de soutien financier pour les athlètes aux prises avec des difficultés financières.

Manque d’inclusion

Le risque :

Risque que tous ceux qui veulent participer à une activité sportive ne se sentent pas en sécurité ou bienvenus. 

Solutions :
  • Élaborer et mettre en application des politiques d’inclusion pour les sexes (i.e., des filles dans des équipes de garçons), transgenre et LGBQ2.
  • Établir des relations avec l’ACAFS pour vérifier quelles ressources pourraient être utilisées afin de former les entraîneurs et les athlètes sur cet enjeu.
  • Examiner la possibilité d’une campagne de sensibilisation auprès des entraîneurs sur le pouvoir des mots et d’une conduite acceptable.
  • Mettre en place un code de conduite efficace et la capacité de mettre en place des mesures disciplinaires de façon professionnelle.
  • Affirmer clairement que l’organisation ne fait pas de discrimination et est ouverte à la diversité.
  • Explorer les possibilités de soutien financier pour les athlètes aux prises avec des difficultés financières.

Risque de blessure pour les athlètes

Le risque :

Le risque qu'une blessure subie par un athlète puisse mettre fin à sa carrière ou avoir des effets à long terme sur sa vie.

Solutions :
  • Former les athlètes / entraîneurs au sujet des mesures de prévention afin de réduire la probabilité de blessure.
  • Devenir un champion de la recherche et du développement en ce qui a trait aux blessures prédominantes dans votre sport.
  • Consulter les autres sports qui font face à des types de blessures similaires.

Risques de l’adhésion des membres au sport

Le risque :

Risque que le modèle actuel d’adhésion des membres ne soit pas approprié.

Solutions :
  • Uiliser un comité ou sonder l'opinion des membres actuels sur différentes structures et options d'effectifs.
  • Pour ceux qui ont des frais de cotisation, élaborer une formule qui s'adapte aux besoins des membres.
  • Là où un nombre réduit de membres constitue une menace pour le financement, envisager une base de données nationale ou un autre système de suivi des membres.
  • Communiquer aux membres les conséquences d’un nombre réduit de membres.
  • Fournir de la formation sur les avantages de l’inscription, tels que le soutien du club, l’accès à un entraîneur, les assurances et la planification d’événements.
  • Envisager des stratégies de recrutement.
  • Explorer les explications possibles du déclin du nombre de membres. Pourrait nécessiter de travailler avec les OPTS ou les régions pour trouver des solutions.
  • Identifier les régions problématiques et élaborer une stratégie pour stimuler la participation au sport.
  • Élaborer un programme d’animation que les OPTS peuvent utiliser pour attirer des membres.