Registre des risques
Le registre des risques pour le sport canadien contient de nombreux exemples de risque et est mis à jour après chaque atelier de gestion du risque. Les risques et leurs solutions sont présentés en façon générique et anonyme, dans le but de fournir l’intuition utile pour aider les chefs de file sportifs a penser d’une manière différente au sujet des risques qui les causent à passer des nuits blanches.
Faiblesse de la gouvernance et du fonctionnement du conseil d’administration
Le risque :
Le risque d’une structure de gouvernance faible au niveau du conseil d’administration.
Solutions :
- Mettre sur pied un processus formalisé de formation et d'évaluation des membres du conseil d'administration.
- Réviser la structure des comités relevant du conseil d'administration pour s'assurer de leur alignement au plan stratégique.
- Identifier un processus de sélection des membres du conseil d'adminsitration qui reflète la vision, la mission et les valeurs de l'organisation.
- Identifier les leaders possibles ayant les compétences et l'expertise visées à titre de membres du conseil d'administration.
- Entreprendre régulièrement un examen de l’environnement ou une analyse FFMP (Forces/Faiblesses/Menaces/Possibilités) afin d’observer la situation et de planifier en vue de prévenir les risques.
- Élaborer un manuel de gouvernance qui décrit les politiques et les procédures en place, ainsi que les descriptions de poste pertinentes comportant une autorité exécutive.
- Élaborer un plan de relève pour le conseil d'administration, le personnel de direction et les principaux bénévoles.
- Élaborer un plan de communications afin de montrer clairement comment le conseil d'administration prend les décisions.
- Utiliser les principales valeurs organisationnelles pour rehausser le processus de prise de décision (approche Gestion par les valeurs)
Faiblesse de la structure organisationnelle
Le risque :
L’organisation n’est pas structurée de manière à optimiser l’utilisation des ressources et les services aux intervenants.
Solutions :
- Réviser et mettre à jour régulièrement les politiques et les procédures.
- Former des comités de membres du personnel ou du conseil d’administration, ou des sous-comités, afin de fournir des orientations et rechercher des recommandations sur la structure actuelle.
- Publier les politiques actuelles afin de s’assurer que les intervenants y aient accès.
- Obtenir de l’expertise (e.g. juridique) pour s’assurer que les politiques mises à jour soient harmonisées.
- Considérer l’adhésion au programme Club Excellence (www.clubexcellence.com) pour améliorer les activités du club et la formation du personnel.
- Déterminer un ensemble de valeurs et de principes directifs pour la corporation.
- Examiner les actions de la fédération internationale en matière de réussites et de difficultés.
- S’assurer que les opinions et les préoccupations des athlètes sont prises en considération lors de la prise de décision et la planification stratégique.
Faiblesse de la structure organisationnelle
Le risque :
L’organisation n’est pas structurée de manière à optimiser l’utilisation des ressources et les services aux intervenants.
Solutions :
- Réviser et mettre à jour régulièrement les politiques et les procédures.
- Former des comités de membres du personnel ou du conseil d’administration, ou des sous-comités, afin de fournir des orientations et rechercher des recommandations sur la structure actuelle.
- Publier les politiques actuelles afin de s’assurer que les intervenants y aient accès.
- Obtenir de l’expertise (e.g. juridique) pour s’assurer que les politiques mises à jour soient harmonisées.
- Considérer l’adhésion au programme Club Excellence (www.clubexcellence.com) pour améliorer les activités du club et la formation du personnel.
- Déterminer un ensemble de valeurs et de principes directifs pour la corporation.
- Examiner les actions de la fédération internationale en matière de réussites et de difficultés.
- S’assurer que les opinions et les préoccupations des athlètes sont prises en considération lors de la prise de décision et la planification stratégique.
Faiblesse du leadership
Le risque :
Le risque de ne pas être vu comme un leader du système sportif durant les périodes de changement.
Solutions :
- Faire part d'une information importante montrant du leadership grâce à un plan de communications aux membres.
- Impliquer les OPTS et membres dans des discussions durant les périodes de changement.
- Trouver le moyen d'obtenir l'engagement de certaines provinces et térritoires en faire des agents de changement.
Gestion des priorités de compétition
Le risque :
Ne pas être en mesure de déterminer ou de décider quels projets ou programmes prioriser et lesquels rejeter ou abandonner.
Solutions :
- Faire appel à du personnel à temps partiel ou temporaire ou à des contractuels lorsque approprié.
- Explorer des possibilités de partenariat avec des OPTS pour compléter des projets.
- Investir uniquement dans des programmes qui contribuent à l’avancement de la mission et de la vision de l’organisation.
- Réviser le plan stratégique de manière à concilier quelles.
Gestion des priorités de compétition
Le risque :
Ne pas être en mesure de déterminer ou de décider quels projets ou programmes prioriser et lesquels rejeter ou abandonner.
Solutions :
- Faire appel à du personnel à temps partiel ou temporaire ou à des contractuels lorsque approprié.
- Explorer des possibilités de partenariat avec des OPTS pour compléter des projets.
- Investir uniquement dans des programmes qui contribuent à l’avancement de la mission et de la vision de l’organisation.
- Réviser le plan stratégique de manière à concilier quelles.
Gestion des priorités de compétition
Le risque :
Ne pas être en mesure de déterminer ou de décider quels projets ou programmes prioriser et lesquels rejeter ou abandonner.
Solutions :
- Faire appel à du personnel à temps partiel ou temporaire ou à des contractuels lorsque approprié.
- Explorer des possibilités de partenariat avec des OPTS pour compléter des projets.
- Investir uniquement dans des programmes qui contribuent à l’avancement de la mission et de la vision de l’organisation.
- Réviser le plan stratégique de manière à concilier quelles.
Gestion des priorités de compétition
Le risque :
Ne pas être en mesure de déterminer ou de décider quels projets ou programmes prioriser et lesquels rejeter ou abandonner.
Solutions :
- Faire appel à du personnel à temps partiel ou temporaire ou à des contractuels lorsque approprié.
- Explorer des possibilités de partenariat avec des OPTS pour compléter des projets.
- Investir uniquement dans des programmes qui contribuent à l’avancement de la mission et de la vision de l’organisation.
- Réviser le plan stratégique de manière à concilier quelles.
Harmonisation déficiente entre l'ONS et une OPTS
Le risque :
Une harmonisation déficiente du système a entraîné une planification incohérente et la confusion des rôles et des responsabilités de l'ONS par rapport à l'OPS dans le système d'administration du sport.
Solutions :
- Élaborer des protocoles d'entente sur mesure avec les OPTS.
- Encourager tous les OPTS à harmoniser leurs plans stratégiques avec les piliers de la Politique canadienne du sport.
- Convoquer des réunions de l'ONS avec les OPTS afin de mieux coordonner les efforts de planification.
- S'assurer que les mandats sont clairs pour tous les comités.
- Étudier les pratiques d'excellence des autres ONS afin de déterminer ce que fonctionne le mieux en vue d'harmoniser la planification.
- Collaborer avec les OPTS sur des points qui peuvent ou non les affecter.
- Élaborer un plan de communications en cas de problème spécifique.
- Durant les périodes de changement, fixer des repères réalistes avec des échéances clairement communiquées.
- Pour des changements plus importants qui affectent tous les membres, former de petits comités impliquant les OPTS afin d'obtenir l'adhésion et d'aider à régler les problèmes de transition.
- Tenir des rencontres régulières avec les d.g. des OPTS.
- Offrir aux OPTS un atelier sur la gestion des politiques qui favorise l’alignement avec les politiques de l’ONS.
- Inclure les OPTS dans l’élaboration du plan stratégique de l’ONS comme un moyen de développer un sentiment d’appartenance et de participation des OPTS.
- Définir clairement les rôles de l’ONS, de l’OPTS et des autres organisations sportives afin d’éviter le dédoublement des efforts et des conflits de juridiction.
Manque de planification stratégique
Le risque :
Faire défaut d’utilliser la planification stratégique à son plein avantage
Solutions :
- Élaborer un plan de communications tant pour le conseil d’administration que pour les membres.
- Intégrer des éléments stratégiques prioritaires au plan de fonctionnement.
- Utiliser le plan stratégique comme un guide au moment d’évaluer la faisabilité de nouveaux projets.
- Entreprendre régulièrement un examen de l’environnement afin d’observer la situation et de planifier en vue de prévenir les risques.
Manque de planification stratégique
Le risque :
Faire défaut d’utilliser la planification stratégique à son plein avantage
Solutions :
- Élaborer un plan de communications tant pour le conseil d’administration que pour les membres.
- Intégrer des éléments stratégiques prioritaires au plan de fonctionnement.
- Utiliser le plan stratégique comme un guide au moment d’évaluer la faisabilité de nouveaux projets.
- Entreprendre régulièrement un examen de l’environnement afin d’observer la situation et de planifier en vue de prévenir les risques.
Manque de pratiques d'embauche éprouvées
Le risque :
L'absence de procédures formelles pour la sélection des entraîneurs et autres membres du personnel d'équipe et le manque de clarté concernant le filtrage des bénévoles aboutissent à des environnements non sécuritaire pour les activités des équipes nationales.
Solutions :
- L'ONS possède des procédures tant formelles qu'informelles pour la sélection des entraîneurs et autres membres du personnel.
- Posséder des politiques strictes en matière de déplacement, d'hébergement et de supervision des équipes.
- Les entraîneurs personnels sont restreints à des responsabilités très étroites.
- Instituer des procédures de sélection plus formelles pour le choix des entraîneurs pour les équipes, impliquant le dépôt de candidature, le dossier de présentation et l'entrevue.
- Mettre en oeuvre les dix étapes de filtrage sécuritaire avec toutes les équipes nationales, incluant les vérifications policières et l’utilisation d’une approche par phases. À voir chez Bénévoles Canada : www.benevoles.ca.
- Formuler et appliquer des critères formels de sélection des bénévoles. Fournir des descriptions de tâches des bénévoles ainsi que les attentes à leurs égards.
Manque de processus internes
Le risque :
Les procédures opérationnelles ne sont pas complètement élaborées, cohérentes ou encore ne correspondent pas aux exigences juridiques minimales.
Solutions :
- Établir un calendrier de révision de tous les processus internes.
- Mettre sur pied un groupe de travail avec l'aide d'un consultant externe.
- Élaborer à l'intention du personnel un manuel de procédures opérationnelles standardisées (POS).
- Élaborer un protocole et une politique en matière de gestion de la propriété intellectuelle.
- Intégrer les normes d'Imagine Canada.
- Effectuer une analyse de risque au moment de déroger des activités ou procédures normales.
- Utiliser les valeurs organisationnelles au moment de prendre des décisions.
- Établir des descriptions de poste et un organigramme clairs pour accroître la confiance.
- S'assurer que toute l'information organisationnelle est en sécurité et qu'une sauvegarde est effectuée régulièrement.
- Tenir régulièrement des réunions avec tout le personnel pour faire part des mises à jour et répondre aux questions.
- Avoir accès aux mots de passe pour le cas où un accès d'urgence serait nécessaire.
- Mettre sur pied un comité pour identifier les possibilités.
- Identifier les écarts en examinant ce qui se fait actuellement à travers la lunette du sport pour le développement.
Manque de profondeur et d'équilibre de la performance du sport dans l'ensemble du pays
Le risque :
Que le sport manque d'équilibre et de profondeur dans l'ensemble du pays. Un petit nombre de clubs dominent en termes de performance et les OPS font preuve de niveaux très variables en termes de capacité à développer le sport.
Solutions :
- Conclure des protocoles d'entente avec les OPS dans le but d'identifier des rôles et des responsabilités spécifiques en matière de développement du sport. Ceux-ci peuvent être sur mesure sur la base de la capacité de l'OPS.
- Offrir au club des gratifications – mise de fonds initiale, subventions de développement, appariement de subventions, prix, reconnaissance.
- Cibler des clubs spécifiques pour un soutien accru (financier, administratif, leadership).
- Envisager d'organiser les services et les ressources humaines de l'ONS par région afin de maximiser le leadership, la capacité et le soutien pour les OPS et les clubs (cela pourrait être particulièrement bénéfique pour le Canada de l'Atlantique).
- Posséder un solide leadership technique au bureau national et s'engager à partager l'information et à soutenir les efforts des OPS dans le domaine technique.
- Élaborer un programme de type certification pour les gestionnaires de club, comme partie intégrante d'une programme de type Club Excellence afin de rehausser la capacité du club.
- Inclure un module de gestion de club dans le Programme national de certification des entraîneurs.
- Aligner les épreuves de championnat en fonction des principes du DLTA.
- Varier les lieux des championnats majeurs afin d'améliorer leur accessibilité et d'accroître leur visibilité.
- Utiliser les médias sociaux pour stimuler l'enthousiasme autour du sport ou d'une manifestation sportive.
- Réorganiser les OPS en associations régionales afin de mettre en commun les ressources et offrir un meilleur entraînement à tous les athlètes partout au pays.
- Tenir des réunions régulières avec les d.g. des OPS.
- Envisager de simplifier le DLTA en mettant l'accent sur l'utilisateur final.
Manque d’inclusion
Le risque :
Risque que tous ceux qui veulent participer à une activité sportive ne se sentent pas en sécurité ou bienvenus.
Solutions :
- Élaborer et mettre en application des politiques d’inclusion pour les sexes (i.e., des filles dans des équipes de garçons), transgenre et LGBQ2.
- Établir des relations avec l’ACAFS pour vérifier quelles ressources pourraient être utilisées afin de former les entraîneurs et les athlètes sur cet enjeu.
- Examiner la possibilité d’une campagne de sensibilisation auprès des entraîneurs sur le pouvoir des mots et d’une conduite acceptable.
- Mettre en place un code de conduite efficace et la capacité de mettre en place des mesures disciplinaires de façon professionnelle.
- Affirmer clairement que l’organisation ne fait pas de discrimination et est ouverte à la diversité.
- Explorer les possibilités de soutien financier pour les athlètes aux prises avec des difficultés financières.
Questions de responsabilité liées à la tenue des manifestations
Le risque :
Les risques de responsabilité liés à la tenue des manifestations.
Solutions :
- Fournir aux organisateurs un guide écrit contenant les normes à respecter.
- Utiliser un contrat d'accueil d'une manifestation (ONS-OPS-Comité organisateur) déterminant les engagements contractuels. Mettre en place un comité de gestion des risques et des assurances dirigé par un membre du personnel.
- Utilisation standardisée de formulaires de dérogation (ou d'exonération ou de renonciation).
- Développer des relations proactives et de collaboration avec l'assureur.
- Améliorer la clarté des rôles pour les organisateurs d'une manifestation - qui a juridiction sur tel ou tel aspect de la manifestation.
- Offrir la formation au personnel technique de l'OPS afin de l'aider à produire des manifestations bien organisées et sécuritaires.
- Identifier clairement qui est autorisé à signer les effets de commerce tant pour la société hôtesse que pour l'ONS / OMS.
- Examiner le programme national d'assurances (afin de couvrir tous les membres et les partenaires des manifestations sportives qui sont tenues).
- Élaborer la politique de gestion budgétaire, le budget et les gabarits de rapport à être utilisés par la communauté hôtesse. Faire de l'utilisation de ces gabarits une condition pour la tenue de l'événement.
- Négocier des audits de performance dans les secteurs critiques afin de maintenir les normes d'accueil de manifestations sportives.
- Travailler de concert avec les OPS afin d'élaborer une entente d'accueil d'une manifestation et un modèle financier réaliste.
- Créer un plan d'action pour faire face à un cas d'urgence.
- Pour optimiser les assistances lors d'une manifestation, communiquer / promouvoir les succès passés.
- Établir ce que sont les principaux éléments de l'héritage pour votre manifestation.
- Élaborer un plan de communications qui précise clairement comment / avec qui / quand / quelle information doit être partagée.
Risques de l’adhésion des membres au sport
Le risque :
Risque que le modèle actuel d’adhésion des membres ne soit pas approprié.
Solutions :
- Uiliser un comité ou sonder l'opinion des membres actuels sur différentes structures et options d'effectifs.
- Pour ceux qui ont des frais de cotisation, élaborer une formule qui s'adapte aux besoins des membres.
- Là où un nombre réduit de membres constitue une menace pour le financement, envisager une base de données nationale ou un autre système de suivi des membres.
- Communiquer aux membres les conséquences d’un nombre réduit de membres.
- Fournir de la formation sur les avantages de l’inscription, tels que le soutien du club, l’accès à un entraîneur, les assurances et la planification d’événements.
- Envisager des stratégies de recrutement.
- Explorer les explications possibles du déclin du nombre de membres. Pourrait nécessiter de travailler avec les OPTS ou les régions pour trouver des solutions.
- Identifier les régions problématiques et élaborer une stratégie pour stimuler la participation au sport.
- Élaborer un programme d’animation que les OPTS peuvent utiliser pour attirer des membres.