Registre des risques

Le registre des risques pour le sport canadien contient de nombreux exemples de risque et est mis à jour après chaque atelier de gestion du risque. Les risques et leurs solutions sont présentés en façon générique et anonyme, dans le but de fournir l’intuition utile pour aider les chefs de file sportifs a penser d’une manière différente au sujet des risques qui les causent à passer des nuits blanches.

Difficultés de conformité

Le risque:

Expertise ou capacités du personnel inadéquates pour s’assurer que l’organisation se conforme à toutes les exigences.

Solutions :

  • Consulter des organisations similaires pour déterminer comment celles-ci maintiennent la conformité.
  • Rechercher des administrateurs ayant une expertise sur des sujets pertinents

Faiblesse de la structure organisationnelle

Le risque :

L’organisation n’est pas structurée de manière à optimiser l’utilisation des ressources et les services aux intervenants.

Solutions :

  • Réviser et mettre à jour régulièrement les politiques et les procédures. 
  • Former des comités de membres du personnel ou du conseil d’administration, ou des sous-comités, afin de fournir des orientations et rechercher des recommandations sur la structure actuelle.
  • Publier les politiques actuelles afin de s’assurer que les intervenants y aient accès.
  • Obtenir de l’expertise (e.g. juridique) pour s’assurer que les politiques mises à jour soient harmonisées.
  • Considérer l’adhésion au programme Club Excellence (www.clubexcellence.com) pour améliorer les activités du club et la formation du personnel.
  • Déterminer un ensemble de valeurs et de principes directifs pour la corporation.
  • Examiner les actions de la fédération internationale en matière de réussites et de difficultés.
  • S’assurer que les opinions et les préoccupations des athlètes sont prises en considération lors de la prise de décision et la planification stratégique.

Faiblesse de la structure organisationnelle

Le risque :

L’organisation n’est pas structurée de manière à optimiser l’utilisation des ressources et les services aux intervenants.

Solutions :

  • Réviser et mettre à jour régulièrement les politiques et les procédures. 
  • Former des comités de membres du personnel ou du conseil d’administration, ou des sous-comités, afin de fournir des orientations et rechercher des recommandations sur la structure actuelle.
  • Publier les politiques actuelles afin de s’assurer que les intervenants y aient accès.
  • Obtenir de l’expertise (e.g. juridique) pour s’assurer que les politiques mises à jour soient harmonisées.
  • Considérer l’adhésion au programme Club Excellence (www.clubexcellence.com) pour améliorer les activités du club et la formation du personnel.
  • Déterminer un ensemble de valeurs et de principes directifs pour la corporation.
  • Examiner les actions de la fédération internationale en matière de réussites et de difficultés.
  • S’assurer que les opinions et les préoccupations des athlètes sont prises en considération lors de la prise de décision et la planification stratégique.

Gestion des priorités de compétition

Le risque :

Ne pas être en mesure de déterminer ou de décider quels projets ou programmes prioriser et lesquels rejeter ou abandonner.

Solutions :

  • Faire appel à du personnel à temps partiel ou temporaire ou à des contractuels lorsque approprié.
  • Explorer des possibilités de partenariat avec des OPTS pour compléter des projets.
  • Investir uniquement dans des programmes qui contribuent à l’avancement de la mission et de la vision de l’organisation.
  • Réviser le plan stratégique de manière à concilier quelles.

Gestion des priorités de compétition

Le risque :

Ne pas être en mesure de déterminer ou de décider quels projets ou programmes prioriser et lesquels rejeter ou abandonner.

Solutions :

  • Faire appel à du personnel à temps partiel ou temporaire ou à des contractuels lorsque approprié.
  • Explorer des possibilités de partenariat avec des OPTS pour compléter des projets.
  • Investir uniquement dans des programmes qui contribuent à l’avancement de la mission et de la vision de l’organisation.
  • Réviser le plan stratégique de manière à concilier quelles.

Harmonisation déficiente entre l'ONS et une OPTS

Le risque :

Une harmonisation déficiente du système a entraîné une planification incohérente et la confusion des rôles et des responsabilités de l'ONS par rapport à l'OPS dans le système d'administration du sport.

Solutions :

  • Élaborer des protocoles d'entente sur mesure avec les OPTS.
  • Encourager tous les OPTS à harmoniser leurs plans stratégiques avec les piliers de la Politique canadienne du sport.
  • Convoquer des réunions de l'ONS avec les OPTS afin de mieux coordonner les efforts de planification.
  • S'assurer que les mandats sont clairs pour tous les comités.
  • Étudier les pratiques d'excellence des autres ONS afin de déterminer ce que fonctionne le mieux en vue d'harmoniser la planification.
  • Collaborer avec les OPTS sur des points qui peuvent ou non les affecter.
  • Élaborer un plan de communications en cas de problème spécifique.
  • Durant les périodes de changement, fixer des repères réalistes avec des échéances clairement communiquées.
  • Pour des changements plus importants qui affectent tous les membres, former de petits comités impliquant les OPTS afin d'obtenir l'adhésion et d'aider à régler les problèmes de transition.
  • Tenir des rencontres régulières avec les d.g. des OPTS.
  • Offrir aux OPTS un atelier sur la gestion des politiques qui favorise l’alignement avec les politiques de l’ONS.
  • Inclure les OPTS dans l’élaboration du plan stratégique de l’ONS comme un moyen de développer un sentiment d’appartenance et de participation des OPTS.
  • Définir clairement les rôles de l’ONS, de l’OPTS et des autres organisations sportives afin d’éviter le dédoublement des efforts et des conflits de juridiction.

Questions de responsabilité liées à la tenue des manifestations

Le risque :

Les risques de responsabilité liés à la tenue des manifestations.

Solutions :

  • Fournir aux organisateurs un guide écrit contenant les normes à respecter. 
  • Utiliser un contrat d'accueil d'une manifestation (ONS-OPS-Comité organisateur) déterminant les engagements contractuels. Mettre en place un comité de gestion des risques et des assurances dirigé par un membre du personnel. 
  • Utilisation standardisée de formulaires de dérogation (ou d'exonération ou de renonciation). 
  • Développer des relations proactives et de collaboration avec l'assureur. 
  • Améliorer la clarté des rôles pour les organisateurs d'une manifestation - qui a juridiction sur tel ou tel aspect de la manifestation. 
  • Offrir la formation au personnel technique de l'OPS afin de l'aider à produire des manifestations bien organisées et sécuritaires.
  • Identifier clairement qui est autorisé à signer les effets de commerce tant pour la société hôtesse que pour l'ONS / OMS.
  • Examiner le programme national d'assurances (afin de couvrir tous les membres et les partenaires des manifestations sportives qui sont tenues).
  • Élaborer la politique de gestion budgétaire, le budget et les gabarits de rapport à être utilisés par la communauté hôtesse. Faire de l'utilisation de ces gabarits une condition pour la tenue de l'événement.
  • Négocier des audits de performance dans les secteurs critiques afin de maintenir les normes d'accueil de manifestations sportives.
  • Travailler de concert avec les OPS afin d'élaborer une entente d'accueil d'une manifestation et un modèle financier réaliste.
  • Créer un plan d'action pour faire face à un cas d'urgence.
  • Pour optimiser les assistances lors d'une manifestation, communiquer / promouvoir les succès passés.
  • Établir ce que sont les principaux éléments de l'héritage pour votre manifestation.
  • Élaborer un plan de communications qui précise clairement comment / avec qui / quand / quelle information doit être partagée.